In ein Kassenbuch gehören alle Geschäftsvorfälle, die mit Bargeld getätigt wurden. Dazu gehören Einnahmen oder Einlagen, aber auch Ausgaben und Entnahmen.
Das Kassenbuch wird laufend und chronologisch geführt, sodass diesem, immer der aktuelle Bargeldbestand zu entnehmen ist. Demnach kann eine Kasse auch nie einen negativen Bestand aufweisen. In das Kassenbuch ist jeder Geschäftsvorfall einzeln einzutragen. Natürlich dürfen Eintragungen nicht mehr nachträglich verändert oder unkenntlich gemacht werden.
Dabei müssen folgende Informationen über den Geschäftsvorfall eingetragen werden:
- Datum, des Geschäftsvorfalls
- Belegnummer, z.B. die Rechnungsnummer
- Ein Belegtext, d.h. eine kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls
- Betrag und Währung
- Umsatzsteuer (also meist 7% oder 19%), ggf. der Umsatzsteuer-Betrag
- Der aktuelle Bestand
Außerdem wird zu jedem Geschäftsvorfall der zugehörige Beleg dahinter geheftet. Bei Thermopapier sollte eine Kopie des Originals dazu geheftet werden, da das Thermopapier schnell nicht mehr lesbar ist und somit der Geschäftsvorfall nicht mehr belegt/nachvollzogen werden kann.
§ 145, Abs. 1 Abgabenordnung (AO) bestimmt: „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“
Das Kassenbuch kann handschriftlich auf einer Vorlage geführt werden.
Auch ein elektronisch geführtes Kassenbuch ist möglich, aber hier ist nur die Verwendung einer elektronischen Registerkasse zu empfehlen. Eine Kasse in Excel zu führen hingegen ist steuerrechtlich problematisch, da nachträgliche Änderung hier jeder Zeit möglich sind, ohne dass dies nachvollziehbar wäre.
Genug zur Theorie auf der nächsten Seite finden Sie ein kommentiertes Kassenbuch, wie es aussehen sollte und von uns gerne empfohlen wird:
